Buchhaltung in der Anwaltskanzlei

Die Buchhaltung ist eine von vielen steuerrechtliche Auflagen, die eine Anwaltskanzlei zu erfüllen hat. Leider wird dieser Themenbereich weder im Jurastudium noch umfänglich in der Ausbildung von Rechtsanwaltsfachangestellten gelehrt. Dabei ist das Thema so wichtig.

Nicht nur, weil es um die Erfüllung der Buchhaltungspflicht geht, sondern weil die Buchhaltung den selbstständigen Rechtsanwälten und Rechtsanwältinnen sowie eventuellen Kapitalgebern wertvolle Informationen liefert.

Als langjährige Gründungsberaterin, Kanzleiberaterin, Dipl. Kauffrau und gelernte Steuerfachangestellte kennt sich Kanzleiberaterin Isphording bestens mit den Anforderungen und allen Themen rund um die Buchführung, die Mehrwertsteuer und Steuererklärung aus. Dies bietet den Nutzen, dass die Zusammenhänge und Anforderungen anschaulich erklärt werden können - direkt an den oder die Kanzleiinhaber oder an jeweilige Mitarbeiter. 

Beide Begriff werden oft synonym verwendet. Beide Begriffe beschreiben im Kern die Bemühungen, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die im Rahmen eines Kanzleibetriebs oder mit den Mitteln der Kanzlei getätigt werden, lückenlos erfasst werden.

Während Buchführung mehr als die Aktivität bezeichnet wird, ist Buchhaltung mehr der Begriff für die Ansammlung der Informationen. Beides immer mit dem Ziel, aus den Angaben, weitere Erkenntnisse zu gewinnen sowie steuerrechtliche Auflagen zu erfüllen.

Die meisten Anwaltskanzleien haben das Glück, dass ihre Buchführungspflicht und Anforderungen aufgrund der Eigenschaft als Personengesellschaft weniger umfangreich sind als die von Kapitalgesellschaften oder von Großkanzleien.

Kleine Betriebe und vor allem Freie Berufe dürfen einige Ausnahmen im Steuerrecht in Anspruch nehmen: Davon können vor allem Rechtsanwälte bei der Buchhaltung und Umsatzsteuerpflicht profitieren.

1. Nach Antragstellung beim Finanzamt dürfen viele selbstständige Rechtsanwälte, also Betreiber einer Einzelkanzlei im Haupt- oder Nebenberuf sowie Teil-Inhaber einer Anwaltskanzlei ihre Einnahmen und Ausgaben nach der sogenannten §4 (Abs.3) UstG versteuern. Die Folge ist, dass eine vereinfachte Buchhaltung ausreicht und am Ende keine Bilanz erstellt werden muss. Am Ende des Jahres reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, um den steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung bei der immer ein besonderes Gegenkonto angesprochen werden muss und die Buchhaltung damit wesentlich komplexer und fehleranfälliger macht.

2. Es gibt noch einen weiteren wichtigen Vorteil - vor allem für die Liquidität. Auch für diesen ist ein Antrag beim Finanzamt einmalig nötig.

Statt die erarbeiteten und bereits in Rechnung gestellten Leistungen direkt und unabhängig von einem Bezahlung direkt als Umsatzsteuer zu schulden, dürfen Anwaltskanzleien oft auf die sogenannte IST-Versteuerung wechseln. Diese hat den Vorteil, dass nur die eigentlichen Zahlungen bei der Berechnung der Umsatzsteuerpflicht berücksichtigt werden. Eine nicht gezahlte Rechnung ist damit also weniger "schlimm" als bei anderen Unternehmen. Wichtig ist, dass oft der Termin für den Zufluss und Abfluss für die Berechnung maßgeblich ist. Nicht nur, dass dieses Vorgehen die Liquidität der Kanzlei verbessert. Es ist auch weniger komplex.

Die Besonderheit bei der Buchhaltung in Anwaltskanzleien ist die Aktenbuchhaltung. Dabei geht es um die Buchhaltung der Konten in den jeweiligen Mandatsakten. Dazu gehört vor allem die Verwaltung von Fremdgeldern, von Gerichtsgebühren und der Abwicklung der in diesem Mandat entstandenen Anwaltshonorare und sonstiger Auslagen. 

Die Aktenbuchhaltung ist wie eine eigene Buchhaltung und für Außenstehende sehr schwer nachzuvollziehen. Wegen des berufsrechtlichen Haftungsrisikos und besonderen Umgangs mit Fremdgeldern sollte sie besonders beachtet werden. Dies gilt auch, wenn Akten geschlossen oder archiviert werden sollen. Im Kern geht es immer darum, dass das jeweilige Aktenkonto (fast wie bei einer Bilanz) ausgeglichen ist. Eine korrekte Aktenbuchhaltung ist die Bedingung für eine korrekte Buchhaltung und Übermittlung der richtigen Zahlen an das Finanzamt.

Eine korrekte Aktenbuchung ist zudem wichtig für das Mahnwesen und die Bewertung von Kollegen und angestellten Rechtsanwälten.

Verantwortlich für die Buchhaltung sind immer die Inhaber eines Betriebs, also der oder die Kanzleiinhaber.

Zu dieser Verantwortlichkeit gehört vor allem die Richtigkeit der Angaben und die fristgemäße Abgabe der Meldung und Zahlungen. Dies gilt nicht nur für die Buchhaltung, sondern ebenfalls für alle Erklärungen, die damit verbunden sind: Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuererklärungen und die jeweiligen weiteren Erklärungen, um die die Steuerlast aller Eigentümer zu ermitteln.

Die Buchhaltung kann durch die Kanzleiinhaber selbst sowie durch Mitarbeiter erstellt werden. In der Regel werden dafür Buchhaltungsprogramme genutzt. Teilweise sind diese bereits in der Kanzleisoftware integriert, teilweise lassen sie sich mit dieser verzahnen.

Oftmals werden die Angaben für die Buchhaltung auch an Steuerberaterkanzleien oder externe Buchhaltungsbüros rausgegeben. Dort werden sie häufig direkt oder als Schnittstelle in DATEV gebucht und für die Kanzlei an die jeweiligen Stellen fristgerecht übermittelt.

Es gilt zu beachten, dass die Übermittelung der Erklärung nur durch einen engen Personenkreis übernommen werden darf: Dazu gehören vor allem Steuerberater und die Kanzleiinhaber selbst.

Wer und wie die Buchhaltung erstellt wird, ist am Ende somit nicht nur eine betriebswirtschaftliche und Kostenfrage, sondern auch eine haftungsrelevante Überlegung.